前言

英文商務書信的格式



Chapter 1 道謝

出差後道謝／道謝



Chapter 2 追蹤進度

追蹤進度



Chapter 3 安排

出差安排／參觀安排／會議安排／演講安排／住宿安排



Chapter 4 介紹與推薦

介紹／推薦



Chapter 5 推銷與回覆

推銷／回覆推銷



Chapter 6 買賣洽詢與回覆

買賣洽詢／回覆洽詢



Chapter 7 下訂單與回覆

下訂單／回覆訂單



Chapter 8 協商

價格協商／條件協商／付款協商



Chapter 9 催款與回覆

催款／回覆催款



Chapter 10 投訴與處理

投訴／處理投訴



Chapter 11 道歉

道歉



Chapter 12報告

報告



Chapter 13 確認

確認



Chapter 14 寄送•匯款

寄送／匯款



Chapter 15 懇請•承諾•拒絕

懇請／承諾／拒絕



Chapter 16 人事錄用

人事錄用



Chapter 17 通知

通知



Chapter 18 邀請與回覆

邀請／通知／出席／缺席



Chapter 19 祝賀

祝賀



Chapter 20 慰勉•悼念

慰勉／悼念



Chapter 21傳真



Chapter 22 業務文件



Chapter 23電子郵件



Appendix 附錄

職位中英文對照／公司部門中英文對照／英文電子郵件常用縮寫／英文書信常用動詞

前言



　　常見的紙本信件、電子郵件、傳真等書信，在商業活動上無疑具有相當重要的功用。公司的規模愈大，公司內部和外部的書信更顯得重要。特別是在國際貿易上，大多依賴書信聯絡，因此書信至關重要。



　　在電子郵件、傳真、簡訊等電子通訊方式都飛快進步的現代，商務書信仍然有充分理由繼續保持其絕對重要的地位。現在舉例說明如下。



　　•Letters Are Manageable（書信可在閒暇時間處理）

　　與電話聯絡及當面交談不同，書信不會打亂收件者的行程或計畫安排。收件者可以在自己的行程表上找空檔處理。



　　•Letters Minimize Misunderstanding（書信可減少誤解）

　　在電話和當面交談中常可能產生誤解，尤其是在用外語溝通時。如果利用書信，由於有充分的翻譯、分析和解釋內容的過程，所以可以把誤解減到最低程度。直到現在，即使雙方在電話或當面交談之後，仍會以書信確認交談結果。



　　•Letters Provide a Reminder（書信可幫助記憶）

　　以口頭轉達待辦理的事情時，常常很容易遺忘。書信則是一清二楚地呈現在收件者的面前，遺忘的機率相對低很多。



　　•Letters Provide a Record（書信可作為紀錄）

　　與利用電話聯絡和當面交談不同，書信可以作為紀錄保存下來，以便用於處理日後出現的問題。向不了解情況的人說明經過或發生爭論時，這種紀錄可作為有力的證明文件。尤其是附有親筆簽名的信件更是可靠的證明。



　　•Letters Are Usually Cheaper（書信較省錢）

　　在國際商務往來中，書信是相當便宜的通訊方式。出差直接面談、撥打長途電話、發傳真等，任何一種通訊費用都會比書信高。



　　儘管書信有這麼多優點，仍有很多人因為對寫文章沒有信心而極力避免寫信，即便以母語寫信也是如此。其實，如何將一封信寫得優美，也算是一種藝術。有一些人能夠寫出令人感動的信，但他們所靠的是天生、幾乎無法模仿的才能。然而，同樣一封信，如果是普通的商務書信體裁，那就並不需要多大的才能，而是要掌握一些竅門。商務書信的寫法大都是固定的，因此在模仿其寫法的過程中可以學到箇中訣竅。在不斷實戰的過程中，便能學會撰寫優良書信的本領。